Gestionale per hotel: cloud o client-server?

Un gestionale per hotel (detto anche PMS - Property Management System) è fondamentale per organizzare e rendere efficiente la gestione dell’azienda-hotel: dalle attività di ricevimento, fino alla gestione dei diversi reparti (food & beverage, spa, sale meeting ecc.).

Il supporto di un gestionale semplifica e velocizza il lavoro dell’albergatore e del suo staff, sostituendo le attività manuali con procedure automatiche. Grazie al PMS quindi, si riducono gli errori, le dimenticanze e tutte le operazioni vengono tracciate per una miglior organizzazione interna, che ovviamente si riflette in un servizio agli ospiti più efficiente e preciso.

Dall’automazione delle attività alla gestione strategica

Inizialmente ricorrevano ai PMS gli albergatori che volevano liberarsi da carta e penna e dai tanti file excel.

Le tecnologie per l’hotellerie si sono evolute nel tempo insieme ai bisogni degli albergatori e degli hotel manager che avevano necessità, non solo di organizzare le procedure interne e semplificare il lavoro, ma di ottenere migliori performance aziendali, in breve, più fatturati.

Le funzionalità dei PMS si sono perfezionate nel tempo per offrire alla direzione uno strumento per la gestione strategica dell’azienda-hotel. Il PMS oggi, è una fonte preziosa di informazioni: i report contenuti nel gestionale consentono di avere una visione d’insieme sull’andamento dell’hotel dal punto di vista contabile, di produzione e manageriale.

All’interno di Suite 4°, ad esempio, sono disponibili diverse tipologie di report che ti servono per essere sempre aggiornato sulle operazioni e i movimenti di cassa, sull’andamento della vendita delle camere, dei servizi, dei prodotti del reparto F&B e sulle performance della tua struttura in termini di occupazione e revenue (ADR, RevPar, ecc). I numeri permettono di prendere le decisioni ed è quindi importante scegliere un PMS dotato di report e statistiche chiari e facili da consultare.

PMS client-server o cloud, quale scegliere?

I gestionali per hotel possono essere client-server o in cloud. Vediamo le principali caratteristiche per le due tipologie di PMS:

Un PMS client-server (o on-premises), viene fisicamente installato in ogni computer su cui il software verrà utilizzato, oppure può essere installato su un unico pc da cui poi si connettono, in configurazione desktop remoto, gli altri computer. I dati saranno salvati su un dispositivo locale, una macchina che risiede fisicamente all’interno dell’azienda che lo utilizza o che è comunque di sua proprietà: un server aziendale. Generalmente i PMS client-server sono più completi, permettono di eseguire molteplici operazioni grazie alle tante funzionalità disponibili e consentono analisi un'analisi più approfondita dei dati.

Un PMS in cloud invece, non deve essere installato su un pc, ma è accessibile da qualsiasi dispositivo: per utilizzare il software bastano delle credenziali e una connessione internet. Acquistare un PMS in cloud significa avvalersi del servizio di un provider: un’azienda cioè, che si occupa di mettere a disposizione del cliente il software, sviluppato e ospitato in server da lei gestiti. Il provider si farà carico anche di garantire la riservatezza dei dati, la stabilità del servizio, l’efficienza del software ed eventuali backup, togliendo quindi tali oneri all’utilizzare del PMS. Gli aggiornamenti sul software avvengono in automatico (quindi non richiedono lavoro aggiuntivo da parte dell’utente), i costi sono ridotti rispetto all’installazione client-server, ma è necessaria una connessione internet performante, altrimenti il PMS non è utilizzabile.

Scegliere tra un PMS client-server o in cloud dipende principalmente dalle esigenze specifiche di ogni hotel, dal budget che si è disposti ad investire e dalle limitazioni strutturali dell'azienda (è sconsigliabile il cloud se la connessione internet non è stabile). Prima di acquistare un gestionale o di cambiare quello attuale occorre valutare bene i pro e i contro di entrambe le alternative. 

Una volta scelta la tecnologia in linea con le esigenze aziendali, il PMS deve essere valutato in base alle sue funzionalità. Se gestisci un B&B con poche camere avrai bisogno di uno strumento smart, che ti permetta di svolgere con semplicità le operazioni di ricevimento, se invece gestisci una o più strutture con ristorante e centro benessere ti servirà un PMS più performante, in grado di organizzare le attività di ogni reparto. 

Il gestionale è il cuore pulsante della tua azienda ed è quindi fondamentale scegliere una soluzione che venga incontro alle tue necessità.

Se sei alla ricerca di un gestionale per il tuo hotel o vorresti sostituire il tuo PMS con una nuova tecnologia più performante scrivi a info.ericsoft@zucchetti.it o compila il form che trovi in fondo a questa pagina. Il Consulente Hospitality della tua zona ti mostrerà la soluzione PMS più adatta alle specifiche esigenze della tua struttura.

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