Marketing per hotel: come prolungare il consenso al trattamento dei dati nell'era del GDPR

L’arrivo del GDPR ha introdotto nuove procedure per il trattamento dei dati da parte dei gestori di hotel e più in generale di tutte le aziende che utilizzano i dati dei clienti per attività di marketing o semplicemente che immagazzinano tali dati nei propri database.

Il nuovo regolamento, come ogni tipo di cambiamento, rappresenta una sfida e per alcuni, anche un ostacolo a quelle che erano le procedure di routine ormai consolidate nel tempo.

Il GDPR invece, sotto alcuni punti di vista, è un’opportunità per regolamentare l’utilizzo dei dati di tutti noi e, perché no, per limitare dispersioni di energie derivanti da attività di marketing indirizzate a persone non interessate.

Se guardiamo la normativa da un punto di vista differente, possiamo renderci conto che questo cambiamento non porta con sé solo doveri ma anche un controllo maggiore sulle attività che si basano sull’utilizzo dei dati, come per esempio le attività di email marketing che hotel e ristoranti fanno periodicamente per attrarre clienti che hanno già soggiornato in struttura o che hanno dimostrato interesse lasciando, durante la navigazione online, il proprio consenso a ricevere comunicazioni promozionali.

Google e Facebook ci insegnano che i dati sono il tesoro più grande che le aziende custodiscono: database profilati ed organizzati sono infatti uno strumento di marketing potentissimo. Una delle nuove norme introdotte dal GDPR è la prova del consenso esplicito, ogni modulo di iscrizione cartaceo che viene dato al cliente al momento del check in deve infatti avere anche una casella da spuntare per ottenere il consenso della persona al trattamento dei dati per iniziative promozionali. Non solo è obbligatorio chiedere il consenso ma l’azienda, in questo caso l’hotel, deve anche poter dimostrare di averlo ottenuto.

Come fare per portare avanti le attività di promozione nel rispetto delle nuove norme sulla privacy?

Occorre dotarsi di un gestionale che abbia un database conforme alla normativa del GDPR e quindi dotato delle funzionalità che permettono all’hotel di raccogliere, trattare e conservare i dati secondo il nuovo regolamento.

Le funzionalità aggiunte ai gestionali Ericsoft per l’adeguamento al GDPR, non solo permettono di inserire la data e l’orario del consenso ricevuto dal cliente, eliminandolo una volta trascorso il periodo prestabilito di data retention, ma inoltre consentono di prolungare il periodo di conservazione dei dati. In che modo? Grazie ad una specifica funzionalità, unica del CRM di Ericsoft, che permette di rinnovare i consensi all’email marketing in modo automatico.

Nel dettaglio, il gestionale invierà un’mail automatica dove sarà richiesto all’ospite di rinnovare il consenso alla ricezione di comunicazioni promozionali poco prima della sua scadenza. Nell’email sarà inserito un link (con validità limitata) che porterà ad un minisito contenente l’informativa sulla privacy. In caso di accettazione da parte del cliente, la data del nuovo consenso verrà aggiornata in automatico sul gestionale tramite un “token” associato all’anagrafica.

I gestionali Ericsoft non solo permettono di gestire il trattamento dei dati nel rispetto della legge, ma contribuiscono positivamente allo sviluppo delle attività di marketing di hotel e ristoranti.

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